E-Mail Verschlüsselung

Als Empfänger einer vertraulichen Nachricht werden Sie zunächst gebeten, dem beigefügten individuellen und zeitlich begrenzten Link zu folgen, um so Ihr persönliches Passwort zu vergeben. Mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem von Ihnen selbst festgelegten Passwort wird ein Account für die Nutzung von VAV SecureMail erstellt.
 
Sie erhalten im Web-Browser die Möglichkeit zur Passworteingabe. Dabei müssen Sie ein persönliches Passwort eingeben, welches für die Verschlüsselung verwendet wird. Zur Vermeidung von Tippfehlern muss dieses zweifach eingegeben werden. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinschreibung und 1 Ziffer umfassen.
 
Zur Wiederherstellung des Passwortes im Falle eines Verlustes, werden Sicherheitsfragen verwendet. Sie werden aufgefordert, eine von sieben Sicherheitsfragen auszuwählen und diese mit einer individuellen Antwort zu belegen. Dieses ist wichtig, um Sie im Falle eines Passwortverlustes als Eigentümer des Passwortes zu identifizieren.
 

Sobald Sie registriert sind, können Sie direkt über den Link in der Benachrichtigung von VAV SecureMail einsteigen oder über securemail.vav.at.

Sollten Sie das für die Verschlüsselung der Nachricht von Ihnen selbst vergebene Passwort nicht mehr wissen, haben Sie die Möglichkeit dieses unter securemail.vav.at mit Klick auf „Passwort vergessen?“ zu ändern.
 
Wir empfehlen Ihnen dafür Sorge zu tragen, dass kein unberechtigter Dritter Ihnen hierbei über die Schulter oder auf die Finger schauen kann.
 
Zunächst muss für die Wiederherstellung des Passwortes die Authentizität des Anfragenden überprüft werden. Hierzu werden Sie gebeten, Ihre Mailadresse anzugeben, an die die vertrauliche Nachricht gesendet worden ist. Um die missbräuchliche Nutzung dieses Formulars durch einen „Roboter“ auszuschließen, werden Sie gebeten, den eingeblendeten Sicherheitscode abzutippen.
 
Anschließend wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
 
Bestandteil der Authentifizierung ist der Erhalt einer E-Mail und die Aktivierung des darin enthaltenen individuellen und zeitlich begrenzten Links, auf den Sie klicken müssen.
An dieser Stelle werden Sie aufgefordert die von Ihnen hinterlegte Antwort zur Sicherheitsfrage anzugeben. Wenn die Antwort auf die Sicherheitsfrage mit der bei der erstmaligen Passworteingabe übereinstimmt, können Sie erneut Ihr Passwort eingeben und dieses bestätigen. Bei Verwendung der PDF-Zustellungsart, wird Ihnen an dieser Stelle Ihr Passwort angezeigt.

Sie können mit VAV SecureMail auch direkt verschlüsselte neue Nachrichten an uns senden. Sie können dabei auch Anhänge übermitteln.

Sie können vertrauliche Nachrichten in VAV SecureMail durch Klick auf Export in der Nachricht exportieren. Sie können zwischen PDF, PDF (mit Ihrem Passwort verschlüsselt), MS Outlook und EML (Thunderbird, Apple Mail,...) wählen.

Wir können Ihnen als Aternative zum VAV SecureMail Postfach verschlüsselte PDF-Dateien per E-Mail an Ihr eigenes Postfach zusenden.
Um dies umzustellen, müssen sie all Ihre Nachrichten (Posteingang, Gesendet, Papierkorb) in VAV SecureMail löschen. Danach klicken Sie auf Einstellungen und können bei den Zustell-Optionen zwischen WebSafe (Standard) und KickMail PDF wählen. Wählen Sie in diesem Fall KickMail PDF.
Sie erhalten dadurch die vertrauliche Nachricht als E-Mail in Ihr Postfach, die vertrauliche Nachricht wird als passwort-geschützte PDF-Datei angehängt. Die PDF-Datei kann mit einem PDF-Reader (insbesondere Adobe Reader) geöffnet werden. Mittels des zuvor selbst festgelegten Passwortes wird die Datei wieder „entschlüsselt“.
Sie können nun die vertrauliche Nachricht lesen, Anhänge öffnen, Antworten verfassen oder exportieren. Das Antworten erfolgt mit Ihrem Internet-Browser, der JavaScript zulassen muss, und erfolgt ebenfalls verschlüsselt.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass diese Variante nur mit Adobe Reader gut funktioniert und Ihr Browser JavaScript zulassen muss. Die Anwendung ist daher in der Regel nicht über Ihr Mobiltelefon geeignet. 

Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Ihnen trotzdem weiterhin auch vertrauliche Nachrichten per E-Mail zusenden zu können, selbst wenn Ihr E-Mail-Konto weder TLS, noch PGP oder S/MIME unterstützt. Die Nachrichten werden dabei auf einem Server der VAV abgelegt.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Browser auch unbedingt JavaScript zulassen muss.
In seltenen Fällen kann es sein, dass der Link durch einen Zeilenumbruch getrennt worden ist. Kopieren Sie den gesamten Link und fügen diesen bitte manuell in der Adresszeile Ihres Browsers ein. Beachten Sie dabei bitte auch Leerzeichen im Link.

Die beste Möglichkeit VAV SecureMail zu umgehen ist, dass auch Sie die TLS- bzw. PGP-Verschlüsselung nutzen. Um herauszufinden, ob Ihr E-Mail-Account TLS-Verschlüsselung unterstützt, ist die Rücksprache mit Ihrem Mailanbieter (Provider) empfehlenswert. Sollten Sie weder TLS, noch PGP-Verschlüsselung bei E-Mails mit der VAV nutzen, sind aus Datenschutz-Gründen keine anderen Wege möglich VAV SecureMail zu umgehen.

Ihr Benutzerkonto und die gespeicherten Daten werden derzeit nach einem Jahr Inaktivität automatisch gelöscht. Sie erhalten davor eine Benachrichtigung.
Wenn Sie möchten, können wir Ihr Benutzerkonto und die gespeicherten Daten jederzeit löschen.

Die Nachrichten werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht. Sie erhalten ein paar Tage davor eine Benachrichtigung darüber und können die Nachrichten bei Bedarf exportieren.
 
Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, wird die Nachricht nur für 30 Tage aufbewahrt.

Den folgenden Schlüssel können Sie (bzw. Ihre EDV-Experten) in Ihrem PGP-Programm einpflegen. Senden Sie bitte anschließend Ihren öffentlichen PGP-Schlüssel per E-Mail an informationssicherheit@vav.at.  
 
-----BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK-----
Version: GnuPG v1
 
mI0EWxaM5gEEAMwaY30hiU3MmjRpIyqj+STR/i8H5CVc93ZTLzGgSS6kT54Gr7pz
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qJMzr6gPS/VeTRbjnnS4ghpbMp9MFvdSG9W+Qf3r9RFvsQR6XyY2a+oXABEBAAG0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=EQyG
-----END PGP PUBLIC KEY BLOCK-----